Monografie contabilă clienți

În acest articol vom prezenta înregistrări contabile ce se efectuează urmare a  tranzacțiilor cu clienții. Nu este o prezentare a tuturor înregistrărilor, ci doar a celor mai des întâlnite în practică, iar conținutul acestui articol are în primul rând un rol educativ. Vom începe mai întâi prin a stabili ce sunt clienții.

Ce sunt clienții

În contabilitate, clienții reprezintă persoanele fizice sau juridice cărora o firmă le-a vândut bunuri sau le-a prestat servicii, urmând să încaseze contravaloarea acestora ulterior. Cu alte cuvinte, sunt creanțe comerciale ale firmei.

În Planul de Conturi General, clienții sunt evidențiați în Clasa 4 – Conturi de terți, în contul:

• 411 – Clienți, cu două subconturi principale:
  • 4111 – Clienți (activ):
  • 4118 – Clienți incerți sau în litigiu (activ):

Alte conturi conexe:

• 413 – Efecte de primit de la clienți
• 418 – Clienți – facturi de întocmit
• 419 – Clienți creditori (pasiv)

Generarea creanței comerciale

Generarea creanței comerciale are loc în momentul în care firma își îndeplinește obligația de a livra bunuri sau de a presta servicii. Factura este documentul care face dovada îndeplinirii obligațiilor de către firmă și în baza lui se înregistrează în contabilitate creanța către client.

Pentru o vânzare de marfă vom avea o înregistrare de genul:

În contul 4111 pe debit va apărea creanța clientului, iar pe credit avem contul de venit din vânzarea mărfurilor – 707 și colectarea de TVA – 4427.

În cazul în care nu se vând mărfuri, ci se prestează servicii, se va folosi contul contabil 704 – venituri din servicii prestate, pentru vânzare, dacă se vând produs finite contul 701, și tot așa . Practic, funcție de tipul de venit se va folosi contul specific din Planul de conturi (dacă aveți nevoie de un plan de conturi, îl puteți descărca aici).

Evident, în cazul în care compania nu colectează TVA, contul 4427 nu va fi prezent în înregistrarea contabilă.

Încasare creanței

Întotdeauna pe facturile emise către clienți există și o dată a scadenței, dată până la care clientul trebuie să achite contravaloarea facturii. Plata se poate realiza în mai multe feluri, funcție de instrumentul de plată folosit (ordin de plată, cec, card, cu numerar etc.)

Încasarea prin ordin de plată

În practică, cel mai uzitat mod de plată a creanțelor este ordinul de plată. Ordinul de plată este un document bancar prin care plătitorul (în cazul nostru, clientul) instruiește banca să transfere o sumă de bani din contul său în contul unei alte persoane. Încasarea clientului se va înregistra în contabilitate în baza extrasului de bancă:

Încasarea cu numerar

Încasarea cu numerar este mai puțin întâlnită în relațiile dintre firme (există și reglementări care limitează drastic utilizarea numerarului), ea se practică mai ales în relațiile dintre firme și persoane fizice. În acest caz, avem înregistrarea:

Încasarea cu cec

Cecul este un instrument de plată primit de la client, prin care acesta cere băncii sale să plătească o sumă de bani furnizorului. Furnizorul primește cecul, îl depune la banca sa, care apoi îl trimite prin circuitul bancar băncii clientului. Dacă există disponibil în cont, banca clientului virează suma în contul furnizorului. Avem așadar, o serie de pași:

• Primirea cecului

• Trimiterea cecului la bancă

• Încasarea cecului

Încasarea cu cardul

Cardul este un instrument de plată emis de către o bancă  cu ajutorul căruia se pot face plăți electronice. Specific unei plăți cu cardul este faptul că încasarea nu apare imediat pe extrasul de bancă, și atunci este nevoie să utilizăm un cont tranzitoriu – pentru a reflecta încasarea în perioada dintre efectuarea plății și apariția pe extras. În acest  caz avem la plata cu cardul înregistrarea:

Iar la apariția încasării pe extrasul de bancă:

Avansuri de la clienți

Uneori, în special când încă nu s-a stabilit o relație de încredere între furnizor și client, clientului i se cere un avans, adică să plătească (parțial sau total) înainte de a-i fi livrate bunurile sau prestate serviciile. În această situație, furnizorul emite mai întâi o factură de avans  în care se folosește contul contabil 419 – Clienți creditori.

După ce se încasează avansul și se emite factura finală, se înregistrează și o factură de stornare a avansului, cu aceleași înregistrări, dar în roșu.

Clienți – facturi de întocmit

Există situații în care livrările de bunuri sau prestările de servicii s-au realizat, dar nu a fost întocmită factura. Totuși, veniturile trebuie recunoscute în perioada în care au fost generate (conform principiului contabilității de angajamente) și de aceea se face înregistrarea veniturilor în corespondență cu contul contabil 418 – Clienți facturi de întocmit. Înregistrarea se face în baza unor documente precum avizul de marfă sau situația de lucrări.

De remarcat că se înregistrează nu doar venitul, ci și TVA neexigibilă aferentă acestui venit. În perioada contabilă următoare, când se emite factura, vom avea transferul soldului contului 418 în 4111 și transformare TVA-ului neexigibil în TVA exigibil.

Clienții incerți sau în litigiu

Atunci când există o incertitudine în ce privește încasarea unei creanțe, aceasta se transferă în contul contabil 4118 – Clienți incerți sau în litigiu. Motivele aceste incertitudini pot fi diverse: clientul intră în insolvență, întârzie foarte mult cu plata, se deschide cu clientul un proces în justiție etc.

Creanțele care se află în contul 4118 pot fi încasate integral, parțial sau deloc. În cazul unei încasări parțiale, putem avea o înregistrare de genul:

Înregistrările pe contul 4118 sunt însoțite și de înregistrarea de provizioane, dar pe acestea le vom detalia  într-o monografie viitoare înregistrarea provizioanelor.

Vrei să vezi dacă știi contabilitate? Atunci, fă testul:

Monografie contabilă stocuri

În acest articol vom prezenta înregistrări contabile legate de stocuri. Nu este o prezentare a tuturor înregistrărilor, ci doar a celor mai des întâlnite în practică, iar conținutul acestui articol are în primul rând un rol educativ. Vom începe mai întâi prin a stabili ce sunt stocurile.

Ce sunt stocurile

Stocurile sunt active circulante deținute de către o firmă, fiind reprezentate prin bunuri materiale ce sunt destinate pentru a se consuma la prima utilizare (materii prime, materiale consumabile), sau pentru a fi revândute ca atare (mărfurile), sau care rezultă din procesul de producție (produse finite, semifabricate, produse reziduale). Specific stocurilor e faptul că își transferă valoarea economică dintr-odată, participând la un singur ciclu de producție/vânzare.

Achiziția stocurilor

Cel mai adesea stocurile intră în posesia unei firme prin intermediul unui proces de achiziție, de la un furnizor. Să presupunem că vom cumpăra materii prime de în valoare de 5.000 de lei. Înregistrarea contabilă va fi următoarea:

În cazul de mai sus am presupus că valoarea la intrare a materiilor prime este chiar prețul de cumpărare fără TVA. Totuși, pe lângă acesta, costul de achiziție poate cuprinde și alte elemente precum  taxe nerecuperabile (taxe vamale, accize, comisioane, taxe de asigurare), cheltuieli de transport și manipulare sau chiar TVA-ul din factura furnizorului –  dacă cumpărătorul nu este plătitor de TVA.

Producția stocurilor

Cea de-a doua modalitate prin care o firmă poate intra în posesia stocurilor este prin procesul de producție. În cadrul procesului de producție, în mod necesar are loc consumul altor stocuri (materii prime, materiale consumabile). Mai jos avem recunoașterea intrării în contabilitate a unor produse finite în valoare de 7.000 de lei.

O înregistrare similară se va realiza și dacă vor rezulta și alte elemente în procesul de producție: semifabricate (cont contabil 341) sau produse reziduale (cont contabil 346).

Consumul stocurilor

Așa cum spuneam, în procesul de producție stocurile sunt date în consum pentru a se obține alte stocuri (produsele finite). Înregistrarea contabilă privind consumul stocurilor descarcă (creditează) contul de stoc și debitează un cont de cheltuială asociat tipului de stoc respectiv (materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar etc.). De exemplu, pentru un consum de materii prime avem o înregistrare de genul:

Nu întotdeauna consumul stocurilor se produce în relație directă cu procesul de producție. Dacă, de pildă, am achiziționat o  imprimantă pentru departamentul de contabilitate al unei firme, atunci o vom înregistra ca stoc pe obiectele de inventar și o vom da în consum:

Vânzarea stocurilor  (mărfuri și produse finite)

Stocurile pot ieși din gestiune și prin vânzare. În cazul vânzării mărfurilor, vom avea nota contabilă:

Ieșirea de stoc aferentă unei vânzări de produse finite  se va înregistra astfel:

La fel se va înregistra ieșirea din stoc și pentru semifabricate (341) sau produse reziduale (346).

Transferul stocurilor la terți

Există situații în care stocurile sunt transferate temporar la terți, din varii motive. De exemplu, am achiziționat niște tricouri pentru revânzare și vrem să le facem mai atractive, aplicând asupra lor niște imprimeuri, care vor fi realizate de către o terță parte. În situația asta, terța parte va fi pentru noi un furnizor de servicii.

Mai întâi, vom trimite marfa la furnizor, efectuând următoarea înregistrare:

După ce ce se realizează toate modificările, marfa va reveni în gestiune și vom înregistra astfel:

În exemplul furnizat am considerat valoarea mărfii transferate de 10.000 de lei. Totuși, operațiunea pe care am realizat-o a sporit valoarea mărfii, anume cu valoarea serviciilor pe care le-a executat furnizorul și de aceea va fi necesară și înregistrarea următoare (presupunem că serviciile de imprimare au costat 2.000 de lei):

Ajustarea valorii stocurilor

În monografiile de mai sus am prezentat înregistrări contabile care se produc atunci când se realizează și o mișcare fizică a stocurilor, o creștere sau scădere cantitativă a acestora (de exemplu, consumul de materii prime sau generarea de produse finite). Totuși, se pot realiza înregistrări contabile care afectează conturile de stocuri fără a exista o manipulare fizică a acestora.

Este cazul înregistrării anterioare, în care s-a adăugat la valoarea mărfii (tricouri) pe cea a serviciilor cu imprimarea lor. O altă situație se întâlnește în cazul unităților de vânzare cu amănuntul, dacă țin o evidență global-valorică (preț de vânzare cu amănuntul). În acest caz, vom  înregistra în valoarea mărfii  marja brută (adaosul comercial). Să presupunem că am avut o achiziție de marfă de 100.000 de lei și vrem să aplicăm o marjă brută de 20 %.  Vom avea înregistrarea:

Dacă unitatea este plătitoare de TVA, se va adăuga și TVA neexigibil, care se va aplica ca și cotă (19%) la costul de achiziție și la marja brută (100.000 + 20.000)

O altă situație interesantă este atunci când vrem să schimbăm destinația unui stoc. De exemplu, cu titlu excepțional vrem să vindem niște materii prime ca și marfă. Nu o putem face direct, ci va trebui să înregistrăm transferul valorii stocului de pe contul contabil de materii prime pe cel de marfă. Astfel, vom avea înregistrarea:

Acestea au fost câteva din înregistrările specifice tranzacțiilor cu stocuri. Evident, mai sunt și altele (cele specifice producție agricole, de pildă) și nu am abordat (pentru a nu face prea lung materialul) nici problema metodelor de cost folosite pentru stocuri (Standard, FIFO, LIFO, CMP etc.). O vom face poate într-un articol dedicat.

Vrei să vezi dacă știi contabilitate? Atunci, fă testul: